我省出台《山东省住房公积金业务档案管理办法》 2月1日正式施行
为规范和加强全省住房公积金业务档案管理,有效保护和利用住房公积金业务档案,省住房城乡建设厅联合省档案局,制定了《山东省住房公积金业务档案管理办法》,并经省政府法制办审查通过,将从今年2月1日起施行。《办法》的出台,对提高公积金档案管理的标准化、规范化、科学化,确保公积金档案资料的完整、准确、安全和有效利用具有重要作用。有关档案专家对《办法》给予了高度评价,认为《办法》科学、规范、全面,具有很强的前瞻性和操作性,在全国同行业中达到了一流水准。
《办法》共分七章三十六条,对公积金业务档案管理的模式、机构、职责,档案的分类方法,归档范围和保管期限,整理方式和档案利用、鉴定、销毁、移交以及相关法律责任等进行了明确和规范,并提出了档案管理信息化方面的要求。主要特点是“六个注重”、“六个明确”:
注重集中统一管理,明确了全省公积金业务档案管理原则。业务档案工作实行统一领导、分级管理原则,省住房城乡建设厅对全省住房公积金业务档案工作进行领导、监督和评价,各市公积金中心对本辖区业务档案进行集中统一管理。根据省委办公厅、省政府办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》(鲁办发〔2014〕40号)要求,结合公积金行业特点,支持社会力量参与档案事务,鼓励各城市引入竞争机制,向社会购买服务,逐步实现档案管理专业化、服务社会化。
注重档案管理网络建设,明确了档案管理机构和人员配置要求。要求各城市设立综合档案室,明确分管领导,配备专职档案管理人员,内设部门和分支机构确定一名专职或兼职档案管理员,逐步形成标准统一、科学规范的档案管理网络。
注重可操作性,明确了归档、整理等档案管理的具体要求。将公积金档案按照不同业务,分为归集、提取、贷款、会计、执法、稽核六个属类,合理界定文件材料归档范围,划分明确了各种档案的保管期限,针对各个属类的不同特点,分别制定了详细的整理方法,对组卷方法、卷内文件排列、案卷格式、装具等进行了明确和规范,保证归档文件材料齐全、完整、准确。
注重基础设施建设,明确了档案库房建设要求。要求各市依据住建部、发改委发布的《住房公积金管理业务用房建设标准》,建设专门的档案用房,配备足够的装具和必要的安全保护设备,达到专业化档案用房要求。
注重工作流程管理,明确了档案的保管、利用、鉴定、销毁和移交工作程序。规定各城市建立人员、档案出入库登记制度,定期检查库房安全,清点库藏档案;建立档案利用制度,完善档案查阅程序;成立档案鉴定小组,负责档案鉴定工作。未经鉴定,任何人不得擅自销毁;根据有关规定,定期向同级政府档案馆移交档案、目录和电子数据。
注重前瞻性,明确了档案信息化建设要求。按照省委办公厅、省政府办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》要求,把推进档案信息化工作做为重要内容,明确写入《办法》中。省住房城乡建设厅研究制定全省公积金业务档案信息化技术标准,各市公积金中心按照“存量数字化、增量电子化”的工作思路,对已归档纸质材料进行数字化扫描,建设与业务信息系统相衔接的档案管理信息系统,实现增量业务档案同步电子化、业务经办和档案管理一体化。