省厅在全省公证行业开展“管理规范年”活动

 
      近日，省厅制定下发了《关于在全省公证行业开展“管理规范年”活动的实施意见》（下称《实施意见》），决定利用1年的时间，在全省公证行业开展“管理规范年”活动，进一步规范我省公证管理工作，全面提升行业服务水平。
      《实施意见》指出，今年厅党委把深入推进执法规范化建设、公共法律服务体系建设、班子队伍建设“三项重点工作”作为贯彻落实党的十八届五中全会精神的切入点和突破口，体现了厅党委在新形势下对司法行政工作规律的深刻认识和精准把握，是促进全省公证工作健康快速发展的总抓手和重要遵循。全省各级司法行政机关要积极引导广大公证人员紧紧围绕厅党委部署安排，充分认识开展公证行业“管理规范年”活动的重要意义，大力推进公证机构的规范化建设，从基层基础环节提升公证机构的综合服务能力，以规范管理落实工作要求、促进公证质量、推动改革发展，坚持规范和发展并重，在规范中求发展，在发展中抓规范，努力为广大人民群众提供优质、高效的公证法律服务，为确保全省公证工作走在全国前列奠定坚实基础。
      《实施意见》要求，“管理规范年”活动要重点在八个方面下功夫。一是规范公证机构内部治理结构。公证机构要根据自身规模建立科学、合理的组织架构，实行主任负责制和岗位目标责任制，明确岗位职责和要求，建立规范的议事规则和决策程序，涉及重大的人事、财务决定等事项要以会议形式集体表决决定。二是规范公证执业行为。规范和细化办证规则，进一步建立健全公证受理、审查、核实、审批、缴费、公证书制作、领取、归档等业务管理制度，明确各个执业环节的内部管理要求，严格过错责任追究制度，完善业务办理标准和操作规程，不断提高公证执业标准化水平。三是规范公证质量监管。严格执行审查核实、出证审批的工作要求，认真落实《山东省公证质量检验员管理办法》，规模较大或办证量较多的公证机构设立专门的质量检查机构或专职质量检验员，执业公证员不满5人的，应当设立兼职质量检验员。各市公证管理部门要建立完善重大疑难公证事项会商制度，定期研究本市公证质量管理、业务发展的突出问题，强化并形成新兴业务、复杂案件、投诉事项市级层面解决机制。四是规范公证服务窗口建设。积极推行山东公证视觉标识系统，支持公证机构完善办公场所，美化服务环境，在服务大厅醒目位置公示公证业务类别、收费标准、人员名录、业务咨询和监督投诉途径等内容，配齐便民服务设施和用品用具。公证人员严格遵守考勤纪律和作息时间，工作期间实行挂牌服务，统一着装。建立健全首问责任制度和一次性告知制度，积极开展预约服务、上门服务，最大限度满足群众需求。五是规范绩效考核和收入分配制度。建立与公证机构公益属性和行业特点相适应的绩效考核制度，科学设定考核指标，公证机构考核侧重于组织建设、内部管理制度建设、服务窗口建设以及收费管理、执业活动情况和公证质量情况等，公证员考核侧重于职业道德和执业纪律、执业情况、服务形象、工作实绩等。工资分配制度应与岗位绩效考核相结合，体现按劳分配、适度激励、兼顾公平的原则，严禁采取个人收入与业务收费进行单一、直接挂钩的分配制度。六是规范公证人员管理培养制度。研究制定公证队伍发展中长期规划，根据本地经济社会发展需要，有计划发展、壮大队伍，储备优秀人才。赋予公证机构对聘用人员的用人自主权，鼓励公证机构合理发展非在编公证员，根据岗位设置情况和工作需要自主聘用、返聘公证员和其他人员。加强公证员职业道德、执业纪律和业务素质的教育培训，注重青年公证员的选拔培养和人才梯队建设。七是规范公证机构财务制度。切实保障事业体制公证机构日常经费开支自主权，对于实行收支两条线、独立核算的公证机构，主管司法行政机关应当将财政返拨的经费专项用于保障公证机构的发展和公证工作的开展。八是规范公证信息化建设。主动适应“互联网+”的经济社会发展新模式，努力提高信息系统的应用和管理水平，促进办证和管理的规范化、标准化。积极推进与房产登记、婚姻登记等部门的信息交互，提升数据资源应用的社会价值。不断加强对公证人员的信息应用能力培训，有条件的公证机构应利用网站、微博、微信公众号等新媒体，开展多元化的宣传和服务。
      《实施意见》强调，全省各级司法行政机关、公证协会和公证机构要各尽其责、密切配合。司法行政机关作为牵头部门，负责活动总体谋划、督促落实；公证协会发挥提供服务、反映诉求、规范行为的行业自律管理职能，积极主动开展工作；各公证机构是活动的工作主体，负责各项措施的贯彻落实。同时，要努力探索建立健全决策会商、信息共享等相关工作机制，加大宣传力度，畅通信息报送渠道，促进活动顺利开展。