山东省住房和城乡建设厅山东省档案局关于印发《山东省住房公积金业务档案管理办法》的通知

SDPR-2014-0160011

山东省住房和城乡建设厅山东省档案局关于印发《山东省住房公积金业务档案管理办法》的通知

鲁建金字〔2014〕24号

各市住房公积金管理委员会、住房公积金管理中心、档案局：

为规范和加强全省住房公积金业务档案管理，有效保护和利用住房公积金业务档案，提高档案管理的标准化、规范化、科学化，省住房城乡建设厅、省档案局制定了《山东省住房公积金业务档案管理办法》，现印发给你们，请遵照执行。

山东省住房和城乡建设厅

山东省档案局

2014年12月25日

山东省住房公积金业务档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为规范和加强全省住房公积金业务档案管理，维护住房公积金业务档案真实、完整和安全，有效保护和利用住房公积金业务档案，促进全省住房公积金事业发展，根据《中华人民共和国档案法》、《山东省档案条例》、《住房公积金管理条例》，结合我省实际，制定本办法。

第二条 本办法所称住房公积金业务档案（以下简称“公积金档案”），是指住房公积金管理机构在办理住房公积金业务过程中直接形成的，具有保存和利用价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录，是住房公积金管理工作的基础和查考依据。

第三条 本办法适用于山东省内各设区城市住房公积金管理中心（以下简称“公积金中心”）对公积金档案的管理工作。

第四条 公积金档案工作实行统一领导、分级管理的原则。山东省住房和城乡建设厅对全省公积金档案工作进行领导、监督和考核，公积金中心对辖区内公积金档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁、移交等工作进行集中统一管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督和指导。

第五条 公积金中心应高度重视公积金档案管理工作，将其纳入本单位工作计划和年度考核，在人员、经费、用房和信息化建设等方面给予保证。

第六条 对公积金档案管理事务，公积金中心可引入竞争机制，通过合同、委托等方式，向具有相应资质条件的档案服务机构购买服务，并采取严格的、贯穿全程的管理措施，确保档案信息安全。

第二章 机构、人员及其职责

第七条 公积金中心应设立综合档案室，并明确分管领导，配备适应工作需要的专职档案管理人员。公积金中心的内设部门、分支机构和业务经办网点应确定一名专职或兼职档案管理人员。专职档案管理人员需持证上岗。

第八条 综合档案室负责集中统一管理本单位的公积金档案，制定文件材料归档、档案保管、保密、鉴定、销毁、统计、利用、库房管理及离岗交接清点等制度，并加强监督、检查，保证公积金档案收集齐全、整理规范、安全保管、有效利用。

第九条 公积金中心各内设部门、分支机构和业务经办网点的档案管理人员负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作。

第十条 档案管理人员应忠于职守，遵守纪律，定期参加档案业务知识和专业技能培训，不断提高业务素质和管理水平。

第十一条 公积金中心应保持档案管理人员相对稳定，档案管理人员在调动工作或岗位变动时应做好交接工作。

第十二条 公积金中心及档案管理人员应严格遵守国家档案法律法规，对违反有关规定的，依法追究有关人员的责任。

第三章 归档和整理

第十三条 公积金档案分归集、提取、贷款、会计、执法、稽核六个属类。具体按照《山东省住房公积金业务档案分类与编号规则》（附件1）执行。

第十四条 公积金档案归档范围和保管期限按照《山东省住房公积金业务档案归档范围和保管期限》（附件2）执行。

第十五条 公积金档案的收集整理遵循“谁办理，谁负责”的原则，公积金中心各内设部门、分支机构和业务经办网点在工作中形成的已经办理完毕的应归档文件材料，由本部门负责收集、整理。

第十六条 公积金档案以卷为单位进行整理，具体按照《山东省住房公积金业务档案整理方法》（附件3）执行。

第十七条 公积金中心各内设部门、分支机构和业务经办网点原则上应在业务办结后30个工作日内完成归档工作。

第十八条 公积金中心各内设部门、分支机构和业务经办网点要定期将档案实体、档案目录、电子档案数据一并移交综合档案室。移交时编制移交清册，经清点后签字确认。不能按时移交的，应提出申请，并说明原因，报主管领导审批后，可暂缓移交，缓交期限不得超过一年。

第十九条 公积金中心应编制案卷目录、全引目录等检索工具，并建立全宗卷。立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料应归入全宗卷。

第四章 保管和利用

第二十条 公积金中心应依据住房和城乡建设部、国家发展和改革委员会发布的《住房公积金管理业务用房建设标准》，建设专门的档案用房，实现库房、办公、阅览三室分开。档案库房应配备必要的档案装具和安全保护设备，达到防火、防水、防潮、防虫鼠、防光、防尘、防盗、防有害气体、防磁等要求，库房内温湿度符合国家标准。

第二十一条 公积金中心应制定档案灾害应急处置预案，并经常组织演练、培训，提高危机事件发生时相关责任人按照预案有序处置的能力。

第二十二条 公积金中心应建立人员、档案出入库登记制度，定期检查库房安全，并形成检查记录，发现问题或隐患及时报告和解决。对室藏档案每年清点核对一次，做到账物相符。对破损和载体质变档案及时修补和复制，以确保档案完整和安全。

第二十三条 公积金中心应建立档案利用制度，完善档案查阅程序，按照有关规定提供档案信息查询服务。档案原件一律不得外借，确因工作需要外借的，按照有关程序办理手续后，可外借档案复印件。

第五章 鉴定、销毁和移交

第二十四条 公积金中心应成立由分管领导、业务部门负责人和档案管理人员组成的档案鉴定小组，负责本单位档案鉴定工作。

第二十五条 鉴定小组对保管期满的公积金档案应逐件进行鉴定，并提出继续保存或销毁的意见。对经过鉴定确认无需继续保存的，逐件编造销毁清册，按国家有关规定予以销毁。未经鉴定，任何人不得擅自销毁。

第二十六条 销毁时，由两人以上负责监销。销毁工作完成后，由监销人员和销毁人员签名或盖章。销毁清册应当归档，永久保存。

第二十七条 公积金中心应按照相关标准，定期向同级国家综合档案馆移交档案、目录和电子数据。

第六章 信息化建设

第二十八条山东省住房和城乡建设厅制定全省公积金档案信息化技术标准，建立全省公积金档案信息数据平台。公积金中心要按照“存量数字化、增量电子化”的工作思路，开展档案信息化工作，按照全省公积金档案信息化技术标准建立公积金档案管理信息系统和信息数据库。

第二十九条 公积金中心要对已归档的纸质公积金档案进行数字化，并应符合《纸质档案数字化技术规范》、《版式电子文件长期保存格式需求》等标准要求。

第三十条 公积金档案管理信息系统应与住房公积金业务管理信息系统相衔接，保证数据的一致性，从文件采集、业务办理到文件归档进行全过程管理，实现增量档案电子化、经办业务和档案管理的一体化。

第三十一条 在业务办理时，已对归档范围内的文件材料原件进行了拍照或扫描的，归集、提取类纸质档案可只留存原件，其它类档案须确保纸质档案与电子档案一一对应。

第三十二条 公积金中心应按照国家信息系统安全等级保护工作要求，建立公积金档案信息化管理系统安全保密防护体系，配备必要的信息安全设备，建立信息安全管理制度，采取信息安全技术措施，保障信息系统安全。

第三十三条 公积金中心应定期备份电子档案，建立数据恢复机制，对重要档案实行异地备份保管，保障电子档案数据安全。

第七章 附 则

第三十四条 公积金中心应根据本办法的规定，结合实际，制定实施细则，报山东省住房和城乡建设厅和同级档案行政管理部门备案。

第三十五条 本办法由山东省住房和城乡建设厅、山东省档案局负责解释。

第三十六条 本办法自2015年2月1日起施行，有效期至2018年1月31日。

(责任编辑： 张健 )