基层工商机关档案信息化管理工作中存在的问题及对策
02.11.2016 01:11
本文来源: 工商局
| 随着社会经济的平稳健康发展，在市场准入和监管工作中形成的能真实记录和反映工商活动全过程的各门类档案，已经成为工商事业不断前进的助推器。作为工商工作的重要组成部分，档案管理工作在工商工作中的重要性越来越突出。笔者从分析基层工商机关档案管理工作现状入手，深入剖析当前工商档案管理存在的问题，提出解决良策，以便更好地服务工商中心工作，助力工商事业再上新台阶。 一、档案信息化管理存在的问题 目前，基层工商机关档案信息化管理还存在着许多问题，有个人主观上的原因，也有信息化建设中存在的问题，大致可归纳为三类。 (一) 存在“不能用”的问题。虽然近几年对信息化建设的投入很大，档案信息化监管也相应有所提高，但目前多数基层工商所的档案信息化管理设备仍相对匮乏和落后。一是设备落后。部分档案管理电脑性能差，没有装备扫描仪、刻录机、防磁柜，在网上流转一个档案需要很长时间，很难满足日常工作应用需求;有的单位缺乏对档案管理工作必要的硬件投入，基层单位的文书、业务档案还没有按要求实行微机管理，文书档案文件数据、电子文件和纸质载体还不能做 到同步归档。二是互不兼容。档案管理系统与各个业务应用系统之间的共享性差，数据库不能对接，大量的档案信息只能在各自的业务系统内流转，难于通过关联、对接和共享。三是权限不够。许多系统大都是采用数字证书登录，这就造成在实际工作中，需要应用信息资源的档案管理员想查的查不到，想用的用不上。 （二）存在“不愿用”的问题。档案信息化管理要求严格遵循各类档案规定，认真按照文件材料的分类、归档范围、保管期限的规定按时收集汇总，档案信息输入、检索、利用等工作必须严格按照规定的流程进行，从时间、程序上限制了档案管理员工作的随意性。一是思想保守。少数档案管理员思想观念守旧，仅满足于简单地整理文件归档、等待利用者上门查阅、应付上级机关检查等。习惯于传统的工作模式，认为信息化管理不可靠，会加重档案管理员的工作负担，对信息化应用存在着排斥心理和抵触情绪。二是工作受限。有的单位只注重档案文书的收集管理，只是对原始档案材料进行简单的汇总，难以充分发挥参考作用和辅助决策作用，不愿惯通过档案资料为为工商管理提供服务。三是能者受累。由于考核机制不健全，有些基层工商所对档案管理系统往往是谁会用、谁用得好，谁就多干事，一旦出错还会受到埋怨，这样严重挫伤了大家参与档案信息化管理的积极性，也不利于档案信息化应用的普遍提高。 (三)存在“不会用”的问题。近年来，档案管理员的计算机操作水平虽然有了普遍提高，但相当一部份人信息化应用还比较低，难以适应信息化管理的需要。一是素质不高。多数基层工商机档案管理员专业不对口，有的是半路子出家，有的档案员刚刚学会立卷归档等基本知识，就被调整岗位，知识结构趋于单一化，能够熟练操作微机，灵活使用档案管理软件和胜任文档的存储、编辑 检索、利用等工作的实用的“复合型”人才不多，这就影响了工商机关档案信息化管理水平的整体提升。二是培训不力。近几年来，档案培训多采取集中培训方式，计算机操作基本技能培训的多，专业应用技能培训的少;档案信息采集录入讲的多，学习信息化档案管理知识少;业务平台使用培训多，档案管理平台应用培训少。由此导致大部分档案管理员应用技能还停留在浏览、查询、录入上，融入文字、图像、音频、视频、动画等多种形式于一体的编研成果几乎没有。 二、产生问题的主要原因 基层工商机关档案信息化管理普遍存在上述问题，有历史的原因，也有现实的原因;有队伍管理方面的原因，也有档案管理员个体素质的原因。 (一)认识上存在误区。对档案工作重视不够，档案管理人员工作再努力，也比不上业务工作，用时想到了，不用时淡忘了，导致工商基层单位的档案管理人员缺乏工作的积极性、主动性和创造性。 (二)管理上存在偏差。档案管理人员基本上由内勤兼任且变动频繁，难以形成专业性、系统性、稳定性的专门力量，内勤要面对各种业务工作，往往是疲于多头应付，很难全身心地投入档案管理工作，当前基层档案管理仍以手工管理为主，档案的收集、整理、编目、检索和查阅大多沿袭传统的手工模式，较少运用现代化管理手段，致使档案管理质量低，查找速度慢，使用效率低。 (三)经费上缺乏保障。回归地方后，办公经费捉襟见肘，用于档案收集、整理和保管的资金投入不足，尤其是工商所还没有配备档案密集架、保密计算机、刻录机等现代化设备，档案管理还停留在落后的观念和管理模式上，未完全统一使用档案管理软件进行管理，不利于档案信息优势在各项工作中发挥应有的作用。 (四)机制上不够配套。没有一个统一的、完整的、系统的、规划性的机制，管理与服务存在脱节现象，只注重文书、业务档案的收集，而忽视了声像、实物档案以及与工商业务有关的资料收集，影响了档案的系统性和完整性，由于历史或保管不善等原因，个别档案还存在断代现象，少数科室认为自己保管档案材料能够方便工作，不愿上交集中管理，导致一些重要的档案资料损毁、丢失。 三、加强基层工商机关档案信息化管理的几点思考 加强档案信息化管理，必须紧密结合工商工作实际，研究、找准结合点、切入点和着力点，从工商执法，到队伍管理，将信息化应用深入到工商档案管理工作的方方面面。 （一）进一步强化硬件建设。一是扩容网络，保持高速畅通。结合本地实际，适当增强网络带宽，确保网络高速畅通，让全体工商人员真正体会到网络带来的快捷高效，以提高档案信息化管理应用的实效性。二是改进质量，提升应用实效。要充分挖掘和利用档案资源，紧紧围绕各个时期工商中心工作，抓住工商工作的热点、难点问题开展档案基础编研、专题编研和深度编研工作，变“死档案”为“活信息”，更好地为工商工作服务。三是创新手段，增强服务后劲。要充分利用信息综合应用平台和工商档案管理系统，不断创新工商档案管理手段，加强电子文档、网上信息与纸质文档一体化管理，全面实现档案信息的网上著录、管理和查询，以充分利用网上档案信息服务实战，促进经济繁荣发展。四是打破壁垒，保证高度共享。逐步将各信息系统整合进档案管理应用平台，实现档案基础信息在各部门之间互联互通、高度共享，为基层应用提供更大的便利和信息支持。 （二）进一步强化素质建设。一是强化习惯养成。要求档案管理部门在日常下发通知、简报以及上报材料等办公业务一律通过电子邮件、网站等形式进行，日常工作信息要及时录入信息平台，做到日清月结，逼使档案管理员养成“上班先开机，工作先上网”的日常习惯，从中切实感受到信息化管理带来的好处和便利，逐步从心理上、行动上接受和支持信息化。二是强化专题培训。对不懂得专业知识的档案管理人员，要创造条件让他们接受专业教育，系统地学习档案专业知识、学习计算机的基础知识、基本原理，学习文字处理技术，学习常用档案管理软件的应用，通过专题培训和实际操作，使人人成为档案信息产品的使用者、档案信息的管理者，扫除现代文盲，使之上岗后就了解纸质文件、电子文件的管理，个个成为档案管理工作的行家里手。三是强化岗位培训。要使在职档案管理人员能适应当前新形势的需要，就必须有针对性地进行与本职岗位密切相关的工商业务知识、档案业务知识和现代科技知识的培训，以达到“懂工商业务、懂档案工作、懂信息技术”的要求。四是强化交流互补。要定期或不定期的组织档案管理人员到各地参观学习，实地考察，取长补短，拓宽视野，使档案人员自觉地进行业务交流、研究活动，以便更好地适应新形势下档案信息化管理的需要。 （三）进一步强化制度建设。一是进一步完善档案信息的采集录入机制。要建立档案信息日常更新维护机制，将档案信息的采集录入指标按不同工作岗位，细化分解到每一个单位和档案管理员，结合日常走访、行业管理、集中清查等工作，及时录入，积累大量原始档案信息资料。同时，要落实信息采集录入责任，落实档案管理员、科所队长、业务部门“三级把关”制度，确保采集录入的信息质量。二是建立科学的管理规程机制。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要；制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用；在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。三是进一步完善档案信息的应用机制。基层工商机关要及时对档案进行研判，切实加强对各类基础信息的梳理、比对、关联查询和动态分析，不断提高信息研判的质量和水平，形成有价值的档案，依托档案信息切实提高服务于辖区经济发展的能力。 （四）进一步强化考评建设。加强档案工作的评比和考核，是推进工商档案工作的一项有力措施。在完善工商档案管理相关制度办法的基础上，制定档案工作考核评比的细则，作为检查和衡量每个单位档案工作的标准和依据。每月或每季度对各部门的档案工作进行检查评比，将有效促进工商档案管理工作的开展。研究建立一套档案信息化管理与应用的激励机制，定期对档案管理员的信息采集、应用情况进行排名和网上通报，其工作成效与年终绩效考核、评优、评先挂钩，以考核调动档案管理员应用信息化的主动性和积极性。 （五）进一步强化服务意识建设。要树立“工作就是服务”的观念。一是增强服务意识。基层档案管理人员一定要以“主动服务”作为工作的出发点和归宿点。要明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量。服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度，发挥好档案信息资源的作用，使其充分地为社会主义现代化建设服务，是我们档案工作者义不容辞的责任。二是提升档案人员高度的事业感、责任感服务理念。档案室的资料应对工商机关工作人员开放，充分地体现以人为本的时代精神，依据国家的法律和有关政策，对本系统工作人员提供借、阅、查看提供优质服务，这就要求档案管理人员要有高度的责任感和事业感，有敢为工商事业、为工商工作全心全意服务的精神境界。 总之，在新的历史条件下，档案工作必须要紧紧结合时代发展要求，从观念上更新，采取行之有效措施，积极探索档案现代管理模式，促进和谐社会建设。(河东区工商局 韦彬） |
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