高起点定位 超谋化发展 潍坊全力推进住房公积金数字化档案建设

      近年来，山东潍坊高度重视住房公积金管理工作，认真贯彻落实国务院《住房公积金管理条例》，住房公积金制度覆盖面和资金使用率逐年提高。截至2015年6月底，全市累计归集住房公积金246.2亿元，提取125.6亿，发放个人公积金贷款123.4亿元，各项主要指标保持了较快发展。随着潍坊市住房公积金资金规模的逐年扩大，需要长期保存的归集、提取、贷款、会计核算等环节产生的各类凭证档案及文书和影像资料等档案的数量也不断增加。因此，利用现代化信息技术，建立安全、规范、高效的住房公积金数字化档案管理体系尤为重要。
      一、实现住房公积金档案数字化的重要意义
      对于传统的纸质档案而言，档案就是原件。数字档案的出现，则对传统的档案观念提出了挑战。档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影（录音、录像）技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术，把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库。数字档案成了档案管理的重要形式，也成为目前档案管理工作的重要内容。内容与载体的可分离性，是数字档案不同于纸质档案最重要的特性。通过计算机系统，一份档案可以同时在不同的地方被多人使用，突破了纸质档案在使用上的局限性，提高了档案的使用价值和工作效率。
      二、公积金数字化档案建设概况
      2002年11月，国家档案局以档发〔2002〕8号文件发布了关于印发《全国档案信息化建设实施纲要》的通知，标志着在全国正式揭开了全面开展档案信息化建设。2011年，国家档案局关于印发《全国档案事业发展“十二五”规划》的通知（档发〔2011〕1号）明确把档案信息化建设作为主要任务之一。潍坊对档案信息化建设高度重视，潍坊市委、市政府于2009年印发了《关于加强民生档案工作的意见》的通知（潍办字〔2009〕50号），明确把民生档案信息化列入工作日程。2011年市委市政府又印发了《关于加强数字化档案馆的通知》（潍办发〔2011〕97号）文件，把数字化档案馆建设列入“十二五”规划建设项目，并纳入对县市区、市属开发区科学发展综合考核的内容之一。
潍坊市住房公积金管理中心的档案数字化建设在市委市政府的大力支持下，在市档案局的悉心指导下，严格依据国家和省、市出台的档案信息化文件精神，遵循统筹规划、整合资源、注重效用、服务民生的原则，不断加大对档案管理工作的力度和资金投入，依托《住房公积金综合档案管理系统》平台，以需求为导向，以服务为目的，初步建立起了规范标准、公开高效的档案管理体系，达到档案趋动业务的功能。
      为推进我市住房公积金档案信息化建设，构建省、市、县三级公积金数字化档案网络体系，我们制定了《关于建设住房公积金数字化档案室暨制定住房公积金数字化档案技术规范实施方案》，成立了档案数字化工作领导小组，制定了我市档案数字化的发展规划，明确责任分工，制定实施步骤。主要任务包括：一是负责全市公积金每年新增档案的数字化加工工作；二是制定《住房公积金纸质档案分类标准》及《住房公积金数字化档案技术标准》；三是负责《住房公积金管理信息系统》（数字化档案模块）的研发及推广；四是实现住房公积金档案异地灾备工作。
      目前，我们完成了2014年年底以前所有库存纸质档案的扫描加工工作，并顺利运行了《住房公积金综合档案管理系统》。在完成市公积金中心公积金数字化档案建设工作的同时，加大了对各分支（办事）机构数字化档案建设工作的管理及督促工作。目前已有90%以上的分支（办事）机构完成了2004年至2014年所有档案的数字化加工工作，成功运行了《住房公积金综合档案管理系统》，各分支(办事）机构的档案按照全市统一要求全部运送到加工现场，全部加工完成后上线运行。
      建成后的《住房公积金综合档案管理系统》快捷高效、功能强大，一方面，能满足日常业务数据查询、利用、打印、统计数等多种功能。通过各种检索方式查询快速、精准，提高了工作效率，减少了重复劳动，节省了人力物力；另一方，对公积金业务办理规范性起到促进作用。档案系统与公积金其他业务系统、信息平台间的互联、互通、信息共享，使得档案管理工作彻底改变了档案管理的滞后性，始终融入到具体业务管理中，变事后管理为事前介入、事中指导、事后跟踪。
      三、公积金数字化档案建设前景规划
      主要目标：建成以省级监管部门为平台、地市公积金中心为基点、基于住房公积金业务管理、统分结合、功能完善、服务便捷、管理规范、运行安全的住房公积金综合档案管理平台；在省级省会城市建立全省住房公积金数字化档案集中存储管理中心，实现全省数字化档案统一管理；在地市级建设全省住房公积金数字化档案数据存储备份中心，确保公积金业务数据安全。一是实现服务窗口现场采集档案影像资料。住房公积金数字化档案系统作为住房公积金管理信息系统的一部分，纳入整个住房公积金信息化管理之中，住房公积金各服务窗口在办理业务时，职工提供的各种材料通过高拍仪或高速扫描仪直接转化为数字化文件，实现业务数据与档案影像资料的共享。二是实现住房公积金业务的网上在线办理。在住房公积金提取、贷款业务流程中应用综合档案管理系统，通过现场采集、网络传输、网上审批、数据归档等环节，实现住房公积金业务的在线办理，通过档案信息实现业务监管，发现问题可及时处理，对业务办理规范性起到促进作用。三是以需求为导向，强化和拓展档案服务功能。一方面，逐步实现公积金档案“自管自用型”向“民生公积金型”档案转变。在公积金各个业务办理大厅、公共档案馆等位置设置档案查询设备，面向社会，免费查询住房公积金个人基本信息；另一方面，在数字化政务网络环境下，结合党务公开、政务公开工作的要求依托政务网建立党政机关公开档案信息交换共享平台，及时公布住房公积金管理工作基本情况实行“政策、程序、时限”三公开制度，增强资金管理透明化，自觉接受社会监督。三是实现住房公积金档案异地灾备工作。为抵御地震等重特大自然灾害及其他突发事件对住房公积金管理信息系统的破坏，保证住房公积金数据完整性，加快异地灾备中心建设，系统建成后数据存放以地市节点为地区，省监管部门、地市级中心分别建设数据冗灾备份中心，确保公积金档案的安全完整。（于继进）