青岛市司法局采取四项措施 提升公证事中事后监管效能

      今年以来，青岛市司法局从防控风险、随机抽查、队伍建设、规范执业等四方面入手，积极采取有效措施，着力加强公证事中事后监管，推动公证执业规范化水平不断提升。
      以贯彻落实部厅文件精神为契机，切实防控执业风险。一是抓好“全员”学习贯彻，切实提高思想认识。把学习贯彻部厅系列文件精神作为公证行业现阶段首要任务，并通过电话抽查、现场检查等方式督促核查，保证学习效果，引导从业人员牢固树立质量意识、红线意识。二是细化“六项”落实措施，系统强化工作要求。制定《关于进一步加强公证质量管理切实做好执业风险防控问题的通知》，提出“强化质量意识和责任意识、严格加强公证审查核实工作、严格加强公证机构内部管理、着力完善公证风险防控措施、着力加强公证复查和投诉处理工作、切实履行好公证质量的监管职责”等六方面要求和具体监管措施。三是突出“质量”工作重点，深入排查执业隐患。印发通知对2016年以来涉及房产处分委托书、民间借贷、遗嘱和继承等的公证事项开展为期一个月的公证质量自查，及时全面排查风险隐患。
      以开展随机抽查为抓手，全面评析案卷质量。一是创新抽查方式，确保全面摸清情况。成立两个公证质量抽查小组，采取“实地抽查、随机抽卷、现场评分”的方式，增强卷宗评查的真实性、公平性和客观性，摸清各公证处案卷质量的真实水平。二是突出抽查重点，确保检查广度深度。坚持问题导向,从质量薄弱环节入手，重点抽查了93名公证员办理的505件卷宗，并把近三年省市质量检查中发现问题较多的公证处作为重点，确保覆盖重点、不留死角、不留空白。三是严格评查环节，确保检查依法依规。抽查小组从申请、受理、审批、出证、归档等办证全过程以及公证证词表述、笔录制作等各环节，严格实体、程序把关，采取逐卷评定的方式，对每名公证员和每个公证处进行量化打分；对疑难复杂案卷和重点问题，采取小组初评和集中合议的办法，统一评分尺度和标准，确保抽查结果科学性、合理性。
      以加强队伍素质能力为支撑，夯实业务发展基础。一是强化公证业务培训。按照“缺什么补什么”的原则，科学制定公证队伍培训计划，有针对性实施公证岗位培训。今年以来，已累计培训305人。二是搭建人才交流和培养平台。出台《公证课题研究管理办法》，积极组织开展公证理论调研活动，引导公证员围绕公证发展前沿的新情况、新问题开展前瞻性理论研究，提高理论创新能力。共撰写理论调研文章68篇，主题征文40篇。三是开展“业务技能竞赛活动”。以营造学业务、精业务、钻业务的良好氛围为目的，采取集中笔试方式，考核公证员业务理论和实务技能水平，考试成绩与年度考核、评先评优挂钩，逐步形成科学实用、规范长效的岗位练兵机制。
      以深化公证业务操作规范为基础，扎紧监管制度笼子。一是强化公证质量责任追究，压实主体责任。深入总结公证质量抽查情况，对存在的问题进行分类汇总，以通报和问题清单的形式发至各区市局和公证处。对案卷质量问题较多、内部管理薄弱的公证处，采取约谈负责人、建立整改台账、跟踪督查等措施督促整改。修订《青岛市公证机构和公证员惩戒规则》，加强对违法违规执业行为惩戒，促进公证员依法依规诚信执业。二是发挥监管合力，完善质量防控体系。利用公证行业“行政管理和行业管理”两结合的优势，加强对执业活动的监督指导。三是统一公证复查处理工作机制，依法规范案件处理。对近年出现的公证重点投诉和信访案件进行梳理，逐案阅卷、摸清案情，通过召开专题会议，深入分析复查程序中的突出问题和执业风险点。建立复查案件备案制度，明确复查申请人和公证机构责任义务，规范公证复查申请和复查处理程序，有效提高案件处理的规范性。