为进一步规范公证执业行为,完善质量管理,提升公证公信力,根据2015年全省公证工作安排,省厅公证管理处、省公证协会于10月20-23日在济南举行全省公证质量集中检查及“公证精品卷宗”评选活动。
本次公证质量集中检查由省协会投诉处理与奖励惩戒委员会部分委员、部分讲师团成员、业内资深公证员及优秀青年公证员等27人担任评委。检查内容是我省各公证处及全体执业公证员从2014年7月1日至2015年6月30日期间所办理的各类公证事项,重点为民间借贷合同、还款协议;无名合同(协议书)以及《山东省公证文书质量标准》第7、8、9条有关以按指印、拍照和录像方式固定证据的实施情况。检查标准在《山东省错误公证文书和虚假公证文书标准》和《山东省公证质量检查规则》的基础上,首次试用了2015年版的公证卷宗检查评定表(试用版)。
省公证协会根据各市公证(员)协会上报的《公证质量检查排名表》和近期投诉处理情况,采取网上与网下抽卷相结合的方式,从每个市排名靠后或投诉较多的公证机构和公证员的卷宗中进行抽取,抽取卷宗标准为:7家公证机构以上的市,每个市抽取2家公证机构的卷宗;6家公证机构以下的市,每个市抽取1家公证机构的卷宗。省协会从每个被抽检的公证处抽检5本卷宗,对于投诉较多,或者质量管理薄弱的公证处,省协会相应地增加抽取卷宗的数量。同时,每个市抽取5名公证员的卷宗,每个公证员抽取2本卷宗。抽取的人员与第1项有重叠的,相应增加被抽检人员的数量。对于投诉较多,或者质量问题较多的公证员,省协会相应地增加抽取卷宗的数量。检查按照属地回避和防止两市互查原则,27名专家评委划分为5个检查组,各组认真执行我省质量标准和检查规则的基本要求,严格细致检查,对于复杂疑难公证事项充分讨论,对于不合格卷宗和零分卷宗,集体评阅并逐一签名,确保检查结果客观公正。阅卷结束后,各检查小组精心准备,形成了质量水平较高的总结报告,对进一步改进质量检查形式、提高全省公证质量具有重要的参考价值。从结果看,本次共抽检评定公证卷宗446份,其中优秀卷宗131个,占29.37%;合格卷宗258个,占57.85%,公证质量得到了进一步加强。
在“公证精品卷宗”评选活动中,评委本着优中选优的原则,对各市推荐的38个证据保全类卷宗进行集中评选,经过评委们加班加点,细致筛查,最终评选出6个精品卷宗。精品卷宗邀请专家最终筛查后将提供各市观摩学习。