青岛市司法局采取四大举措 提高公证事中事后监管效能

      今年以来，青岛市司法局以抓重点、促规范、补短板为工作重心，着力加强公证工作的事中事后监管，采取前移监督关口、突出防控重点、创新工作机制等方式,着力抓严抓实抓细薄弱环节，促进公证执业的规范化。
      一、以贯彻落实部厅文件精神为契机，切实防控执业风险。一是抓好“全员”学习贯彻，切实提高思想认识。针对司法部、省司法厅加强公证质量的系列文件精神，精心研究部署落实措施，深入排查风险隐患，严防公证执业风险。把学习贯彻部厅系列文件精神作为全市公证行业阶段首要任务，提出“学习全员覆盖，掌握全部重点”的明确要求，并通过电话抽查、现场检查等手段督促核查，确保学习见实效。结合司法部通报的典型案例，组织开展职业道德和执业纪律教育、公证质量警示教育，通过集体学习、座谈讨论等形式，引导公证人员牢固树立质量意识、红线意识。二是细化“六项”落实措施，系统强化工作要求。制定《关于进一步加强公证质量管理切实做好执业风险防控问题的通知》，提出强化质量意识和责任意识、严格加强公证审查核实工作、严格加强公证机构内部管理、着力完善公证风险防控措施、着力加强公证复查和投诉处理工作、切实履行好公证质量的监管职责六方面要求和具体监管措施。三是突出“质量”工作重点，深入排查执业隐患。制定印发《关于组织开展全市公证质量自查的通知》，组织全市公证机构重点对2016年1月1日以来涉及房产处分委托书、民间借贷、遗嘱和继承等公证事项开展为期一个月的公证质量自查，及时、全面排查执业中存在的风险隐患，并做到立查立改。
      二、以开展随机抽查为抓手，全面评析案卷质量。一是创新抽查方式，确保全面摸清情况。成立两个公证质量抽查小组，采取“实地抽查、随机抽卷、现场评分”的方式，实地通过公证业务管理系统随机抽取公证卷宗，增强抽查卷宗的真实性、公平性和客观性，全面摸清各公证处案卷质量的真实水平，深层次发现质量管理薄弱环节。二是突出抽查重点，确保检查广度深度。坚持问题导向,从公证质量的薄弱环节入手，重点抽查2016年7月1日至2017年5月30日期间办理的还款协议、担保性委托书、房屋出售委托书公证、赋予强制执行效力的债权文书公证等，全市抽查公证员93人，占全市公证员总数74%，抽取卷宗505个。对近三年在省、市质量检查中问题较多的公证处作为抽查重点，抽取卷宗数量增加到每人10个，确保抽查重点覆盖、不留死角、不留空白。三是严格评查环节，确保检查依法依规。抽查小组从申请、受理、审批、出证、归档等办证全过程以及公证证词表述、笔录制作等各环节，严格实体和程序把关，严格依法依规查阅，逐卷评定打分，最终量化评定每名公证员和每个公证处的卷宗分数；对疑难复杂案卷和重点问题，采取小组初评和集中合议的办法，统一评分尺度和标准，确保抽查结果科学性、合理性。
      三、以加强队伍素质能力为支撑，夯实业务发展基础。一是强化公证业务培训。按照“缺什么补什么”的原则，科学制定公证队伍培训计划，采取请进来与走出去相结合的方式，有针对性实施公证岗位培训，包括对《民法总则》等新出台法律法规专项辅导、重点公证业务的实务操作和法律基础知识的强化巩固等。今年组织市公证协会与西北政法大学联合举办两期“公证员综合素质提升培训班”，举办了一期全市公证员业务培训班，累计305人参训。二是搭建人才交流和培养平台。指导市公证协会制定《公证课题研究管理办法》，积极组织开展公证理论调研活动，引导公证员围绕公证发展前沿的新情况、新问题开展前瞻性理论研究，提高理论创新能力。今年全市公证人员撰写公证理论文章68篇，向省厅推荐39篇；征集“我的公证故事”主题征文40篇，向省厅推荐14篇。积极组织开展对外学习交流，开拓视野，创新思路，今年先后组织26名公证业务骨干到厦门、内蒙古和西安等公证处考察学习。三是开展“业务技能竞赛活动”。以激发学业务、精业务、钻业务的良好氛围为目的，组织公证员开展“公证业务技能竞赛活动”，通过集中笔试考核的方式，促进公证人员扎实学好基础、加快法律法规知识更新，熟练掌握业务理论和实务技能，并建立与年度考核、评先评优挂钩的奖惩机制，逐步完善科学实用、规范有序的长效岗位练兵机制。
      四、以深化公证业务操作规范为基础，扎紧监管制度笼子。一是强化公证质量责任追究，压实主体责任。全面、深入总结全市公证质量抽查情况，对公证质量存在的问题详细分类汇总，以通报和问题清单的形式下发至各区市局和公证处。对案卷质量问题较多、内部管理薄弱的公证处，采取约谈负责人、建立整改台账、跟踪督查等措施督促落实整改，促进公证质量根本性好转。指导协会修订《青岛市公证机构和公证员惩戒规则》，加强对违法违规执业行为的惩戒，促进公证员依法依规诚信执业。二是发挥监管合力，完善质量防控体系。充分利用公证行业“行政管理和行业管理”两结合的优势，加强对执业活动的监督指导。针对公证执业活动中的新情况、新问题和重点领域的易发多发问题，先后组织行业协会召开6次专题会议，研究规范重点、新兴公证业务的操作指南，今年先后制定《青岛市公证机构上门服务操作指引》、《青岛市办理遗体器官角膜捐献公证的指导意见》和《关于贯彻执行司法部公证执业“五不准”的意见》。三是统一公证复查处理工作机制，依法规范案件处理。对近年来21件公证重点投诉、信访案件进行详细梳理，逐案阅卷、全面掌握案情，通过召开专题会议，深入分析研判公证复查程序中的突出问题和执业风险点，制定《青岛市公证机构公证复查处理工作指引》和9个公证复查参考格式文本，建立复查案件备案制度，明确复查申请人和公证机构责任和义务，规范公证复查申请和复查处理程序，提高案件处理的规范性，及时预防和化解复查引发的矛盾纠纷。